як обрати та підключити касу

Реєстрація РРО при реєстрації ФОП

Q: Що краще для початківця – класичний РРО чи ПРРО?

Для початківців однозначно ПРРО:Не потрібно вкладати 10-25 тисяч гривеньРеєстрація за 1-2 дніПростий у використанніЕкономія на обслуговуванніКласичний РРО варто брати тільки якщо ви продаєте алкоголь або немає стабільного інтернету.

Q: Що робити, якщо ПРРО не підключається до сервера ДПС?

Перевірте:Інтернет-з'єднання (ПРРО потребує стабільного інтернету)Актуальність версії програми (оновіть до останньої версії)Час на пристрої (повинен бути точним)Ключ ЕЦП (можливо, термін дії закінчився)Якщо не допомагає – зверніться в підтримку вашого ПРРО-сервісу.

Q: Як довго зберігаються дані в РРО/ПРРО?

В РРО/ПРРО: мінімум 3 рокиНа сервері ДПС: 1095 днів (3 роки)У вашій бухгалтерській програмі: необмеженоРекомендуємо зберігати копії всіх чеків у себе мінімум 3 роки.

Q: Чи можна змінити ПРРО на інший?

Так, можна. Процес:Закрити поточний РРО в податковій (форма 2-РРО)Зареєструвати новий РРО (форма 1-ПРРО)Термін: 2-3 дніПри цьому фіскальний номер зміниться, а дані зі старого РРО збережуться на сервері ДПС.

Реєстрація РРО при реєстрації ФОП – обов’язковий крок для більшості підприємців, які приймають оплату готівкою або банківськими картками. З 1 січня 2022 року використання реєстратора розрахункових операцій стало обов’язковим для ФОП 2, 3 групи та загальної системи оподаткування. Неправильний вибір або відсутність РРО загрожує штрафами до 150% від вартості проданих товарів.

або зателефонуйте

+38 (068) 924 1803

Що таке РРО і ПРРО та навіщо потрібно при реєстрації ФОП?

РРО (Реєстратор розрахункових операцій) – це класичний касовий апарат, який фіксує всі продажі, друкує фіскальні чеки та автоматично передає дані до Державної податкової служби.

ПРРО (Програмний реєстратор розрахункових операцій) – це програма, яка встановлюється на смартфон, планшет або комп’ютер і виконує ті самі функції, що й класичний РРО, але без необхідності купувати дороге обладнання.

Основні функції РРО/ПРРО при реєстрації ФОП:

Фіксація кожної розрахункової операції (продажу товару або послуги)
Автоматична передача даних у Державну податкову службу
Формування та видача фіскального чека покупцю
Ведення книги обліку розрахункових операцій
Формування звітів для податкової

Хто зобов'язаний реєструвати РРО при реєстрації ФОП?

Згідно з Законом України № 265 та Податковим кодексом, РРО або ПРРО обов’язкові для:

✅ ФОП на 2 групі єдиного податку
✅ ФОП на 3 групі єдиного податку
✅ ФОП на 4 групі єдиного податку (сільськогосподарські товаровиробники)
✅ ФОП на загальній системі оподаткування
✅ Всі ФОП, які приймають оплату:

Готівкою
Банківськими картками (через POS-термінал або інтернет-еквайринг)
За QR-кодом
На ключ-карту в банку

❌ Не потрібне РРО при реєстрації ФОП для:

ФОП на 1 групі єдиного податку (за винятком продажу підакцизних та ризикових товарів)
Оплати виключно на IBAN рахунок ФОП без посередників
Видів діяльності зі списку винятків (Перелік № 1336)

⚠️ Важливо: Якщо ви приймаєте оплату через LiqPay, Monobank, Portmone, WayForPay або будь-який інший еквайринг – РРО/ПРРО обов’язкове, навіть якщо це онлайн-оплата!

Класичний РРО чи ПРРО при реєстрації ФОП – що обрати?

Це найважливіше питання при реєстрації касового апарата для ФОП. Обидва варіанти абсолютно легальні та рівноцінні з точки зору законодавства.

Критерій	Класичний РРО	ПРРО (Програмний)
Вартість обладнання	10 000 - 25 000 грн Потрібно купити касовий апарат	0 грн Працює на вашому смартфоні або комп'ютері
Вартість обслуговування	150-300 грн/міс - Обслуговування техніки - Перевірка ЦСО - Заміна стрічки	0-180 грн/міс Тільки підписка на програму
Швидкість реєстрації	3-7 днів (потрібна доставка та налаштування)	1 день Встановили додаток – готово
Мобільність	✗ Прив'язаний до торгової точки	✓ Працює де завгодно (доставка, виїзд до клієнта, ринок)
Інтернет	Не обов'язковий (передає дані 1 раз на 3 дні)	Обов'язковий Постійне з'єднання
Надійність	✓ Працює автономно Не залежить від смартфона	Залежить від зарядки телефону та інтернету
Обслуговування техніки	Потрібне: - Ремонт при поломках - Обов'язкова перевірка ЦСО - Заміна фіскальної пам'яті	✓ Не потрібне Все в програмі
Друк чеків	✓ Друкує автоматично	Можна підключити принтер чеків або надсилати електронні чеки
Для кого підходить	- Магазини з стаціонарною касою - Продаж алкоголю (обов'язковий класичний РРО) - Аптеки - Великі торгові мережі	- Інтернет-магазини - Послуги на виїзді - Доставка товарів - Невеликі магазини та кафе - IT, консалтинг, краса
Електронні чеки	Складно налаштувати	✓ Легко: Email, Viber, Telegram, SMS, QR-код
Інтеграція з обліковими системами	Обмежена	✓ Легка інтеграція з бухгалтерськими програмами
Загальні витрати за рік	12 000 - 28 000 грн (купівля + обслуговування)	0 - 2 160 грн (тільки підписка)

Наша рекомендація

Для 90% ФОП оптимальним вибором є ПРРО – це економніше, швидше та зручніше. Класичний РРО варто обирати тільки якщо:

Ви продаєте алкоголь або ліки (обов’язковий класичний РРО)
У вас стаціонарна торгова точка з великим потоком клієнтів
Немає стабільного інтернету

Найпопулярніші ПРРО для ФОП при реєстрації: порівняння

ПРРО	Вартість	Переваги	Для кого підходить
Checkbox	149-179 грн/міс Перший місяць безкоштовно	✓ №1 в Україні (150 000+ користувачів) ✓ Найпростіший інтерфейс ✓ Хмарний ЕЦП (не треба шукати ключ) ✓ Безкоштовна підтримка 24/7 ✓ Інтеграція з банками та CRM	Універсальне рішення для всіх Особливо для новачків
Вчасно.Каса	150-180 грн/міс 14 днів безкоштовно	✓ Від творців сервісу "Вчасно" ✓ Необмежена кількість чеків ✓ Працює на Windows, Android, iOS ✓ Інтеграція з Prom, Rozetka ✓ API для власних рішень	Інтернет-магазини Бізнес з високим оборотом
Poster	349 грн/міс 15 днів безкоштовно	✓ Комплексна автоматизація ✓ Облік товарів та складу ✓ CRM + лояльність ✓ Аналітика та звіти ✓ Управління кухнею	Ресторани, кафе, бари Роздрібні магазини з великим асортиментом
СОТА Каса (від M.E.Doc)	1620 грн/рік (135 грн/міс) Найдешевше!	✓ Найнижча ціна на ринку ✓ До 3 кас в одному тарифі ✓ Необмежена кількість чеків ✓ Інтеграція з M.E.Doc	Малий бізнес Економні підприємці Кілька торгових точок
Смарт Каса	200 грн/міс Тестовий період	✓ Українська розробка ✓ Проста в налаштуванні ✓ Підтримка українською ✓ Інтеграція з 1С	Середній та малий бізнес Роздрібна торгівля
ПРРО від ДПС	БЕЗКОШТОВНО	✓ Абсолютно безкоштовне ✓ Офіційне від податкової ✓ Базовий функціонал	Дуже малий бізнес Мінімум операцій Обмежений бюджет

Як відбувається реєстрація РРО/ПРРО при реєстрації ФОП?

Процес реєстрації РРО для ФОП складається з кількох обов’язкових етапів. Ми супроводжуємо кожен крок.

Крок 1: Реєстрація місця провадження діяльності (форма 20-ОПП)

Перед реєстрацією РРО потрібно зареєструвати фізичну адресу, де буде встановлено касу:

Подається через Електронний кабінет платника податків
Вказується точна адреса торгової точки або офісу
Для мобільної торгівлі (доставка, виїзд) – адреса реєстрації ФОП
Термін: 1 робочий день

Крок 2: Вибір та підготовка РРО/ПРРО

Для класичного РРО:

Купівля касового апарата з Державного реєстру РРО
Укладення договору з Центром сервісного обслуговування (ЦСО)
Введення апарата в експлуатацію технічним фахівцем ЦСО
Отримання свідоцтва про введення в експлуатацію

Для ПРРО:

Реєстрація в обраному сервісі (Checkbox, Вчасно.Каса та ін.)
Встановлення програми на смартфон/планшет/комп’ютер
Отримання ключа ЕЦП (електронного цифрового підпису)
Налаштування ПРРО в особистому кабінеті

Крок 3: Подання заяви на реєстрацію РРО/ПРРО (форма 1-РРО або 1-ПРРО)

Заява подається через Електронний кабінет платника податків:

Заповнюється форма 1-РРО (для класичного) або 1-ПРРО (для програмного)
Вказуються дані про РРО: модель, заводський номер, версія ПЗ
Підписується електронним цифровим підписом (ЕЦП)
Податкова розглядає заяву протягом 1 робочого дня

Крок 4: Отримання фіскального номера

Після схвалення заяви податкова присвоює РРО/ПРРО унікальний фіскальний номер:

Номер приходить в Електронний кабінет
Цей номер буде друкуватися на всіх чеках
Без фіскального номера працювати не можна

Крок 5: Реєстрація касира (форма 5-ПРРО)

Після отримання фіскального номера потрібно зареєструвати особу, яка буде працювати з касою:

Подається форма 5-ПРРО
Можна зареєструвати самого ФОПа або найманого працівника
Можна зареєструвати кілька касирів для однієї каси
Термін: 1 робочий день

Крок 6: Тестування та запуск

Перед початком роботи потрібно:

Перевірити зв’язок з сервером ДПС
Пробити тестовий чек
Перевірити коректність передачі даних
Навчити касира роботі з РРО/ПРРО

Загальний термін реєстрації:

ПРРО: 2-3 дні (якщо все готове)
Класичний РРО: 5-7 днів (з урахуванням доставки обладнання)

Що потрібно для реєстрації РРО при реєстрації ФОП?

Документи та дані:

Свідоцтво про реєстрацію ФОП (витяг з ЄДР)
Ідентифікаційний код (РНОКПП)
Адреса місця провадження діяльності
Ключ ЕЦП (електронний цифровий підпис)
Доступ до Електронного кабінету платника податків

Додатково для класичного РРО:

Договір купівлі-продажу касового апарата
Свідоцтво про введення РРО в експлуатацію від ЦСО
Паспорт РРО з заводським номером

Додатково для ПРРО:

Смартфон, планшет або комп’ютер з інтернетом
Підписка на обраний ПРРО-сервіс
Встановлений додаток ПРРО

Типові помилки при реєстрації РРО для ФОП

Помилка #1: Не зареєстрували місце провадження діяльності (форма 20-ОПП)

Багато ФОП одразу намагаються зареєструвати РРО, забуваючи про обов’язкову реєстрацію адреси торгової точки. Без форми 20-ОПП податкова відхилить заяву на реєстрацію РРО.

Правильно: Спочатку форма 20-ОПП → потім форма 1-РРО/1-ПРРО.

Помилка #2: Купили класичний РРО, якого немає в Державному реєстрі

Не всі касові апарати дозволені для використання в Україні. Перед купівлею перевірте, чи є модель в Державному реєстрі РРО.

Правильно: Купуйте тільки сертифіковані РРО з Державного реєстру.

Помилка #3: Забули зареєструвати касира

ФОП отримав фіскальний номер і почав працювати, але не подав форму 5-ПРРО про реєстрацію касира. Це порушення, яке може призвести до штрафу.

Правильно: Після отримання фіскального номера обов’язково зареєструйте касира.

Помилка #4: Не перевірили зв’язок з ДПС перед початком роботи

ПРРО вимагає постійного зв’язку з сервером податкової. Якщо інтернет нестабільний або неправильно налаштований – чеки не передаватимуться, що загрожує штрафом.

Правильно: Перед початком роботи пробийте кілька тестових чеків і переконайтеся, що дані передаються в ДПС.

Помилка #5: Вибрали ПРРО без урахування специфіки бізнесу

Для продажу алкоголю та ліків обов’язковий класичний РРО, ПРРО не підходить. Також ПРРО не підходить для місць без стабільного інтернету.

Правильно: Врахуйте специфіку вашого бізнесу при виборі типу РРО.

Що буде за відсутність РРО при реєстрації ФОП?

З 1 жовтня 2023 року в Україні відновили штрафи за невикористання РРО/ПРРО. Розміри штрафів залежать від групи оподаткування та типу товарів.

Штрафи для ФОП на загальній системі та 3 групі ЄП з ПДВ:

При першому порушенні: 100% вартості проданого товару/послуги без РРО
При повторному порушенні: 150% вартості за кожне наступне порушення

Штрафи для ФОП 2-3 групи ЄП без ПДВ:

При першому порушенні: 25% вартості проданого товару/послуги без РРО
При повторному порушенні: 50% вартості за кожне наступне порушення

⚠️ Винятки: Знижені штрафи (25%/50%) діють тільки для ФОП, які не торгують товарами з ризикових груп:

Підакцизні товари (алкоголь, тютюн, пальне)
Складні технічні товари (побутова техніка, електроніка)
Медичні засоби та вироби медичного призначення
Ювелірні вироби

Якщо торгуєте цими товарами без РРО – штраф 100%/150% навіть на спрощеній системі!

Приклад: ФОП 2 групи продав ноутбук за 30 000 грн без РРО. Ноутбук – складний технічний товар. Штраф: 30 000 × 100% = 30 000 грн (а не 25%).

Особливості реєстрації РРО для різних сфер бізнесу

Для інтернет-магазинів:

Обов’язкове ПРРО при будь-якому виді еквайрингу
При оплаті готівкою кур’єру – ПРРО на телефоні кур’єра
При післяплаті через Нову Пошту – ПРРО обов’язкове
Рекомендуємо: Checkbox або Вчасно.Каса з інтеграцією з сайтом

Для кафе та ресторанів:

Класичний РРО або ПРРО (залежно від бюджету)
Якщо продаєте алкоголь – тільки класичний РРО
Інтеграція з системою управління рестораном
Рекомендуємо: Poster (з повною автоматизацією) або Checkbox (економ-варіант)

Для салонів краси:

ПРРО на планшеті біля касира
Інтеграція з системою запису клієнтів
Можливість надсилати електронні чеки в месенджер
Рекомендуємо: Checkbox або Вчасно.Каса

Для доставки товарів/послуг на дому:

ПРРО на смартфоні водія/майстра
Мобільність – працює де завгодно
Можливість приймати оплату карткою через мобільний еквайринг
Рекомендуємо: Checkbox (найпростіший для співробітників)

Для роздрібних магазинів:

Класичний РРО (якщо продаєте алкоголь)
ПРРО (якщо без алкоголю)
Можливість друку чеків (потрібен принтер до ПРРО)
Рекомендуємо: залежить від асортименту та бюджету

Етапи

Як ми допомагаємо з реєстрацією РРО при реєстрації ФОП

Ми беремо на себе весь процес реєстрації та налаштування РРО/ПРРО.

Етап 1

Консультація та вибір оптимального варіанта

Аналізуємо ваш бізнес: вид діяльності, обороти, кількість точок продажу
Рекомендуємо класичний РРО або ПРРО
Підбираємо оптимальний ПРРО-сервіс з урахуванням бюджету
Розраховуємо загальні витрати на рік

Етап 2

Реєстрація місця провадження діяльності

Заповнюємо форму 20-ОПП
Подаємо в податкову через Електронний кабінет
Отримуємо підтвердження реєстрації адреси

Етап 3

Підготовка та реєстрація РРО/ПРРО

Для класичного РРО: допомагаємо вибрати модель, укласти договір з ЦСО, організувати доставку
Для ПРРО: реєструємо в обраному сервісі, встановлюємо програму, налаштовуємо
Отримуємо ключ ЕЦП (якщо потрібен)

Етап 4

Подання заяви на реєстрацію РРО для ФОП

Заповнюємо форму 1-РРО або 1-ПРРО
Підписуємо ЕЦП
Подаємо в податкову
Отримуємо фіскальний номер

Етап 5

Реєстрація касира

Подаємо форму 5-ПРРО
Реєструємо вас або вашого працівника
Отримуємо підтвердження

Етап 6

Налаштування та навчання

Налаштовуємо інтеграцію з банком (еквайринг)
Налаштовуємо інтеграцію з бухгалтерською програмою
Навчаємо вас або касира роботі з РРО/ПРРО
Проводимо тестування
Передаємо всі інструкції

Етап 7

Супровід після запуску

Відповідаємо на питання по роботі
Допомагаємо вирішувати технічні проблеми
Консультуємо щодо змін у законодавстві

Часті запитання

Експертні відповіді про РРО при реєстрації ФОП

Чи можна працювати без РРО, якщо я ФОП 2 групи і працюю тільки за IBAN?

Так, можна! Якщо ви приймаєте оплату виключно на IBAN рахунок вашого ФОП (без посередників типу LiqPay, Monobank тощо), РРО не потрібне. Але якщо хоч одна оплата проходить через еквайринг або готівкою – РРО обов'язкове.

Скільки коштує реєстрація РРО для ФОП?

Сама реєстрація в податковій безкоштовна. Платити потрібно тільки за:

ПРРО: 0-180 грн/міс (підписка на програму)
Класичний РРО: 10 000-25 000 грн (купівля апарата) + 150-300 грн/міс (обслуговування)

Чи потрібен РРО для ФОП 1 групи?

Здебільшого ні, ФОП 1 групи можуть працювати без РРО. Виняток – якщо ви продаєте підакцизні товари (алкоголь, тютюн), ліки, ювелірні вироби, складну побутову техніку. Для цих товарів РРО обов'язкове для всіх.

Що краще для початківця – класичний РРО чи ПРРО?

Для початківців однозначно ПРРО:

Не потрібно вкладати 10-25 тисяч гривень
Реєстрація за 1-2 дні
Простий у використанні
Економія на обслуговуванні

Класичний РРО варто брати тільки якщо ви продаєте алкоголь або немає стабільного інтернету.

Чи можна використовувати одне РРО для кількох торгових точок?

Ні, не можна. Для кожної торгової точки (адреси) потрібне окреме РРО з власним фіскальним номером. Але один ФОП може мати необмежену кількість РРО на різних адресах.

Що робити, якщо ПРРО не підключається до сервера ДПС?

Перевірте:

Інтернет-з'єднання (ПРРО потребує стабільного інтернету)
Актуальність версії програми (оновіть до останньої версії)
Час на пристрої (повинен бути точним)
Ключ ЕЦП (можливо, термін дії закінчився)

Якщо не допомагає – зверніться в підтримку вашого ПРРО-сервісу.

Чи потрібно друкувати чеки з ПРРО?

Ні, не обов'язково. Ви можете надсилати електронні чеки клієнтам на email, у Viber, Telegram або показувати QR-код для сканування. Друк чеків не обов'язковий, якщо клієнт отримав чек в електронному вигляді.

Як довго зберігаються дані в РРО/ПРРО?

В РРО/ПРРО: мінімум 3 роки
На сервері ДПС: 1095 днів (3 роки)
У вашій бухгалтерській програмі: необмежено

Рекомендуємо зберігати копії всіх чеків у себе мінімум 3 роки.

Чи можна змінити ПРРО на інший?

Так, можна. Процес:

Закрити поточний РРО в податковій (форма 2-РРО)
Зареєструвати новий РРО (форма 1-ПРРО)
Термін: 2-3 дні

При цьому фіскальний номер зміниться, а дані зі старого РРО збережуться на сервері ДПС.

Що буде, якщо забути закрити зміну в ПРРО?

Зміна повинна закриватися щодня. Якщо забули закрити – наступного дня ПРРО не дозволить видавати чеки до закриття попередньої зміни. Максимальний термін відкритої зміни – 24 години. Потім ПРРО автоматично заблокується.

Чи можна використовувати РРО під час воєнного стану?

Так, обов'язок використання РРО/ПРРО не скасовано на час воєнного стану. Але штрафи за невикористання РРО тимчасово не застосовуються (крім продажу підакцизних товарів – для них штрафи діють).